シェアオフィスの豆知識を知ろう！利用する上で知っておくと便利なポイントをご紹介！

このサイトではシェアオフィスを利用する際に知っておくと役立つような豆知識を紹介しています。
事前に知っておくと便利なポイントが豊富に紹介されているので、利用を検討しているのであれば事前に確認しておくと役に立つかもしれません。
賃料などのコスト面やセキュリティ対策などの設備面まで、幅広い観点からオフィス選びのコツを伝えています。
最近のトレンドや契約の際に着目しておきたいポイントなどを学習しておきましょう。

シェアオフィスの豆知識を知ろう！利用する上で知っておくと便利なポイントをご紹介！

シェアオフィスは複数の企業や人がオフィスを共有するので、初期投資が抑えられコスト面でも賃料が安く済みます。
さらに最近では施設面でも充実したシェアオフィスが増加しているので、そうした豆知識を知ってから契約するのが良いかもしれません。
基本的なインターネット環境やデスク・ロッカーなどの設備が整っているだけでなく、受付が完備されていたり郵便物の受け取りを行ってくれたりするところが増加しています。
受付に人がいることで不審者の侵入を防止する効果もあるでしょう。

シェアオフィスとは？他のフレキシブルオフィスとの違いは？

シェアオフィスはフレキシブルオフィスの1種であり、オフィスの空間を様々な企業で共有する仕組みとなっており、その方法は様々なものがあります。
対外的には1つの住所の中で複数の企業が存在することになり、空間を共有すると言う意味では内部をどのように利用しても良い仕組みになっていることが少なくありません。
フレキシブルオフィスにはその他にもコワーキングスペースやレンタルオフィスなどがあり、従来のフロアを企業が借り切って使用するスタイルとは大きく異なるものを指します。
しかし、そのスタイルは様々であり、基本的には1つのスペースを1つの企業もしくはビジネスパーソンが利用すると言うスタイルが基本となります。
シェアオフィスは1つの空間を複数の企業やビジネスマンが共有するものであり、その仕切りは自由に決めることができるのがポイントです。
そのため企業の垣根を越えた様々なビジネスが生まれる可能性が高いことがメリットであり、またそのスペースの使い方を自由に考えることができることが他のフレキシブルオフィスとの大きな違いです。

シェアオフィスの普及が進む背景とは？

シェアオフィスのメリットは賃料が安いことや、異なる会社と同じフロアで活動を行うことができるため、その間のコミュニケーションを密にすることができることです。
さらに最近では個人事業主や規模の小さい企業が活動を始めると言うことも多くなっており、このような場合には比較的小さなスペースで開業をすることで、効率よく事業展開を行うことができると言うメリットもあります。
日本では特に都心など多くの企業が活動している地域に拠点を持つことで、信頼性が高まると言う特徴があるため、東京などの都心にオフィスを構えたいと考えることが少なくありません。
しかしこれらの地域は賃料も高く、また広いスペースを確保することが難しいと言う実態があります。
シェアオフィスはこれらの問題を簡単に解決することができるほか、同じオフィスを利用する企業との取引も積極的に行うことができるため、このような様々な状況がシェアオフィスが普及する背景となっています。

シェアオフィスの利用にはどのような魅力がある？

多様な働き方が取り入れられるようになってきており、働く場所にも変化が生じてきています。
シェアオフィスと呼ばれる複数の企業や人がオフィスを共有する仕組みが注目されており、利用者が年々増加していると言われているでしょう。
数多くの企業や人が利用を検討しているシェアオフィスにはどのような魅力があるのか確認してきます。
まず何と言っても初期費用や賃料などを抑えることができるため、コスト面でのメリットが大きいのが特徴です。
通常企業がオフィスを構えようとすると設備を整えるのに多額の費用がかかりますが、そうした費用がかからないためまだそこまで資金のない会社でも利用しやすいと言われています。
複数の企業でシェアすれば一社当たりが負担する賃料も抑えることができるので、ランニングコストも安くすることができるでしょう。
またシェアオフィスは人々の交流の場としても注目されています。
様々な業種の人たちが知り合うきっかけにもなうので、人脈形成やビジネスアイディアの創出に役立つかもしれません。

シェアオフィスに向いている業種とは？

たくさんの会社の人間が同じオフィスを利用する、シェアオフィスとはどういった業種の人が利用しているのでしょうか。
前提として外に頻繁に行く事がなく、工場などでの作業を必要としないのは分かりますが、ポイントはやはりネットとパソコンになります。
パソコンさえあれば作業出来る、さらに言えば打ち合わせの頻度も少なく済ませられるタイプが多いのです。
頻繁にクライアントに会いに行く必要があったり、チーム内で話さなければならない仕事は向いていません。
会議室は大抵のシェアオフィスにはあるでしょうが、毎日頻繁に特定の会社が独占して利用していたのでは、なかなか使い勝手がいいとは言えません。
やはり個人での作業時間が長く、成果物に仕事の重心が置かれているタイプのデザイナーであったりプランナーなどが向いていると言えます。
他社が身近にいるというのは機密情報の扱いが難しくなるため、そこを気にしないでいい会社こそが向いているのです。

コワーキングスペースでの印刷物の取り扱いに注意

コワーキングスペースでは印刷物、要するに紙の書類の取り扱いに十分注意しましょう。
コワーキングスペースはカフェや図書館などと同じく、身元が特定されているとも限らない不特定多数の人が出入りする場所だということを、しっかりと認識した行動をとる必要があります。
とくに、ここでは皆仕事をしているわけですから、悪意ある者にとっては狙い目だということもできます。
機密情報が漏れたりすることのないよう注意しなければなりません。
書類を堂々と人目に付くような形で机上に放置したままで席を立ったりするのは極めて不適切な行為ですし、今はスマートホンなどのカメラで簡単に撮影できてしまいますので、たとえ自分が席に座っている場合であっても周囲に不審な動きをしている人がいないか、たまには警戒しておくくらいでも十分です。

コワーキングスペースで使うモニタは覗き見防止が必須

コワーキングスペースで使うモニタには覗き見防止が必須と言えます。
これは情報漏洩の可能性を低くするためのもので、100％絶対というわけではありませんがかなりの安心感はあります。
一般的なモニタは、相当に斜めの角度からであっても良く見えるように作られています。
むしろ、普通の用途では斜めからだと見にくくなってしまうような製品は品質が低いと見なされることになるわけです。
しかし、コワーキングスペースでは見知らぬ人とも隣どうしで仕事をするケースもあり、隣の席からでもモニタ画面を覗き見されることは心地よいとは言えないだけではなく、重要情報が漏洩するリスクもあります。
そのため覗き見防止フィルタがパソコン用品として販売されており、これをディスプレイに重ねるようにすることで、正面からは普通に見えるものの、斜めからになると極端に見えにくくなるように設計されています。
コワーキングスペースでは必須のアイテムと言えるでしょう。

コワーキングスペースではモニタリングアラームが安心

コワーキングスペースは不特定多数の人間が出入りする場所です。
そのため、セキュリティには気をつけなければなりません。
特に作業中にトイレに行ったり、飲み物を取りに行ったりして席を離れる際には盗難の心配があります。
だからといって、荷物を持って離席するわけにはいきません。
そんな時に役に立つのがモニタリングアラームです。
モニタリングアラームとは、離席中に荷物を見守ってくれるアイテムです。
荷物の上に置いておくと、自分が離れている時に荷物が動かされるとセンサーが反応し、音と光によって知られてくれます。
自分がいなくても周りのユーザーやスタッフが異常に気づくでしょう。
スマートフォンと接続して、近くにいるか離席中か判断するので、作業中に動かしても反応しません。
大きさもポケットに入る程度の小ささなので、持ち運びに困らないサイズです。
コワーキングスペースを利用する方は、このような盗難防止アイテムを持っていると安心して作業に取り組めます。

コワーキングスペースでの行動は記録しておくと安心

コワーキングスペースで仕事をすると、予期せぬトラブルが降りかかることがあります。
会社での自席や自宅でのリモートワークと違い、周囲には見知らぬ人も多く、自由な時間に使えるコワーキングスペースでの仕事は利用時間もバラバラになりがちです。
トラブルになったときに行動履歴がわかるものがあると、証拠や原因究明として使うことができます。
行動履歴には、いつどこのスペースを利用して、何をしたのか残しておくと良いでしょう。
日報のように1日あったことをまとめる手段でも有効です。
例えば情報漏洩が起きた時、漏れた内容からいつ事案が発生したのか推測することができるようになります。
複数のメンバーで情報を扱っている場合、原因が自分にある可能性もあります。
コワーキングスペースを利用したときの日報などの記録があれば、情報漏洩元が自分ではないと証明することができるようになるので、自衛のためにも必要な作業です。
仮に自分が原因だった場合、そのときの利用者から犯人を特定する手掛かりにもなります。

コワーキングスペースの通話は録音しておくことも重要

コワーキングスペースは会話を禁止しているところが多いですが、場所によっては多角的に運営していて、会議室スペースを用意しているところもあり、そこでは業務の会話も可能となります。
しかしやはり誰がいるか分かったものではない場所という事は理解しておく必要があるため、会社の会議室気分で外を気にせず機密情報をなんでもしゃべってしまうのは控えた方がいいでしょう。
また、自分一人でそこにいて打ち合わせをする場合には、録音をしておく事も重要です。
周りに同僚がいてフォローしてくれたり、あとからチェックしてくれる訳でもない環境は、後ろ盾がないのも同様と言えます。
そこで、コワーキングスペースで打ち合わせをする場合には録音をしておき、あとから自分で聞き直して議事録を作るなどのやり方をすると良いかもしれません。
自分だけで仕事をするというのは利益も集中しますが、責任も集中してしまうという大変な立ち位置なため、それぐらいの準備は必要なのです。